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Presentazione
Cos'è, per chi è, problemi che risolve, principi, cosa non fa.
Per chi: Titolari, direzione
In una frase
Orafila è il gestionale con intelligenza artificiale integrata per le aziende che vendono, installano e assistono software: helpdesk, clienti e contratti, vendite, fatture, acquisti, magazzino, contabilità di base, persone e calendario in un'unica applicazione web, con un assistente che spiega come si fa e aiuta a capire cosa non va.
Per chi è pensato
- Software house, rivenditori e partner di gestionali (ERP, paghe, studi professionali), system integrator e MSP.
- Aziende da 5 a 150 dipendenti, con da 3 a 60 persone che lavorano su assistenza, vendite e amministrazione.
- Pensato per l'Italia: interfaccia in italiano (e in inglese), calendario lavorativo con le festività nazionali, partita IVA e codice fiscale con controllo, IVA per aliquota, fattura elettronica verso lo SDI tramite Fatture in Cloud, rinnovo tacito dei contratti e adeguamento ISTAT.
I problemi che risolve
Un'azienda di questo tipo lavora di solito con 4-6 strumenti scollegati: una casella email condivisa per l'assistenza, fogli Excel per i monti ore, il gestionale per contratti e fatture, un calendario, appunti sparsi sui clienti. Le conseguenze sono note:
| Problema | Come lo affronta Orafila |
|---|---|
| Ore di assistenza non registrate o non scalate dal monte ore | Il tempo lavorato su ogni ticket scala dal monte ore del cliente con minimi e arrotondamenti dell'azienda; il cruscotto avvisa quando un monte ore si sta esaurendo e ne prevede la data |
| Email di assistenza smistate a mano | Le email dei clienti riconosciuti diventano ticket da sole, le risposte tornano nel ticket giusto, l'AI propone categoria, priorità, prodotto e operatore |
| Tempi di risposta non misurati | Tempi di servizio (SLA) per priorità, calcolati in ore lavorative con le festività; elenco ordinato per urgenza, barre di avanzamento, avvisi a rischio e superati |
| Disdette scoperte troppo tardi | Contratti con rinnovo tacito, preavviso e termine ultimo di disdetta calcolati; clienti da seguire sul cruscotto con 60 giorni di anticipo; punteggio di salute del cliente |
| Ordini, fatture e incassi su strumenti diversi dall'assistenza | Ordini dei clienti, fatture con numerazione senza buchi, incassi con ricevuta, ordini ai fornitori e magazzino nella stessa applicazione, collegati alla scheda del cliente |
| Chi è nuovo non sa come si fa | In ogni pagina il pulsante «Aiuto su questa pagina» spiega a cosa serve la sezione, cosa c'è da sistemare e come si fa, passo per passo |
Cosa comprende
| Area | Moduli |
|---|---|
| Assistenza | Ticket con tempi di servizio, posta in arrivo e smistamento, code con caselle di posta, monte ore e contatore ticket, calendario dell'azienda e dei gruppi |
| Clienti | Anagrafica con scheda 360°: salute del cliente, contratti e disdette, monti ore, prodotti installati con versione, contatti e sedi, ordini e fatture; import da Excel/CSV |
| Vendite | Ordini dei clienti con conferma in PDF, spedizione e tracciamento; fatture e ricevute con PDF, stampa ed email; fattura elettronica e invio allo SDI tramite Fatture in Cloud |
| Acquisti e magazzino | Fornitori, ordini ai fornitori con arrivi parziali, prodotti con prezzi e IVA, giacenze, scorta minima con avviso, tracciamento unico degli ordini aperti |
| Amministrazione | Entrate e uscite (prima nota) con conti e scadenze, contabilità di base (conto economico, IVA indicativa, crediti e debiti), dipendenti e assenze, report con esportazione CSV |
| Azienda | Utenti con verifica in due passaggi obbligatoria, ruoli e permessi personalizzabili, registro attività, impostazioni, notifiche email, intelligenza artificiale con budget |
| Assistente AI | Presente in ogni pagina: spiega, controlla lo stato dei moduli, risponde alle domande consultando i dati che il ruolo della persona può vedere |
Il dettaglio di ogni modulo è in Funzionalità; le procedure passo per passo sono nel manuale d'uso.
I principi del prodotto
- L'AI propone, le persone decidono. Nessuna email scritta dall'AI parte e nessun dato cambia per decisione dell'AI senza il clic di una persona. L'AI smista, scrive bozze e riassume; chi lavora controlla e conferma.
- I numeri non li calcola l'AI. Totali, IVA, tempi di servizio, saldi del monte ore, scadenze e punteggi sono calcolati da regole precise e verificate da test automatici; l'AI li riceve già calcolati e li spiega.
- Funziona anche senza AI. Senza una chiave di un fornitore AI, con l'AI spenta o a budget finito, ogni funzione ha la sua alternativa manuale; le guide e i controlli dello stato funzionano sempre.
- I dati di ogni azienda sono separati dal database stesso. Più aziende possono condividere la stessa installazione: l'isolamento è imposto da PostgreSQL (Row-Level Security), non solo dal codice dell'applicazione.
- Sicurezza per impostazione predefinita. Verifica in due passaggi obbligatoria per tutti, segreti cifrati, registro attività non modificabile, backup cifrati, HTTPS automatico.
- Configurazione, non codice. Tariffe, tempi di servizio, categorie, festività, ruoli, code e caselle di posta si impostano dall'interfaccia, azienda per azienda.
Come si usa
- Applicazione web: si usa dal browser, senza installare nulla sui computer. Le pagine si adattano al telefono e al tablet (le tabelle diventano schede, il calendario ha una vista a elenco).
- Italiano e inglese: ognuno sceglie la lingua dell'interfaccia; documenti PDF ed email a clienti e fornitori escono nella lingua dei documenti scelta dall'azienda.
- In cloud o sul vostro server: Orafila si installa su un solo server Linux con Docker, con HTTPS, backup cifrati notturni e aggiornamenti in un comando. Può essere erogato come servizio gestito oppure installato su un server dedicato al cliente (vedi Installazione).
Cosa Orafila non è (oggi)
Per correttezza, ecco cosa non fa nella versione attuale (dettagli in Particolarità e limiti):
- non sostituisce la contabilità ufficiale del commercialista: la contabilità di base serve a tenere la situazione sotto controllo, l'IVA è indicativa;
- non trasmette da solo le fatture allo SDI: lo fa tramite Fatture in Cloud (oppure con il vostro intermediario, partendo dai dati di Orafila); le note di credito si emettono nel programma della fattura elettronica;
- non ha ancora un portale per i clienti finali né l'accesso con Microsoft 365 o Google (SSO);
- non importa gli allegati delle email (il ticket riporta i nomi dei file allegati);
- progetti, rapportini di intervento, offerte e piano aggiornamenti hanno già le regole di calcolo ma non ancora le pagine.